Начинайте рабочий день с общения
Один из серьезных минусов удаленки, о котором говорят как сами сотрудники, так и руководители, — недостаток живого общения и, как следствие, сложности с поддержанием командного настроя в коллективе.
Основатель и гендиректор «Научно-производственного центра “НовАТранс”» Рафаил Валиев признается, что до пандемии его команда собиралась в офисе не только для работы и совещаний, но и для регулярных тренингов, мастер-классов и тимбилдинговых активностей. Так компания развивала корпоративную культуру, вовлеченность и мотивацию сотрудников. В удаленном формате во время пандемии бизнес ввел практику коротких утренних встреч в сервисе Zoom.
Ежедневно за 10 минут до начала рабочего дня устраивали созвон, чтобы узнать о самочувствии друг друга, настроении, чтобы подбодрить. Это была программа-минимум для каждой такой планерки. Дальше экспериментировали: проводили минизарядки, ввели практику благодарности — каждый сотрудник рассказывал, кому из команды и за что он благодарен по итогам прошедшего рабочего дня.
Эти «пятиминутки» нашли отклик у всей команды, поэтому мы решили продолжить проводить такие собрания и после окончания карантина. Компания перешла на гибридный формат, большая часть сотрудников осталась на удаленке, часть вернулась в офис.
Помогите сотрудникам познакомиться поближе
В офисе сотрудники контактируют, чувствуют общность и командный дух. При дистанционном формате над этим нужно специально работать, считают опрошенные нами руководители. Например, можно организовать совместные созвоны в формате лотереи.
Мы в компании запустили проект Tea Happens. Программа-рандомайзер выбирает трех случайных сотрудников из списка тех, кто согласился участвовать. Ребята договариваются об удобном для всех времени и созваниваются по видео. Есть условие: на этой встрече нельзя говорить о работе. Вместо этого можно обсудить новости, поделиться мыслями, рассказать о себе. Для удаленных сотрудников — это отличный способ пообщаться с коллегами. Как будто вы встретились в комнате отдыха попить чай.
По мнению коллег, такие чаепития снижают уровень тревожности. Потому что пережить сложное время легче, когда ты не одинок.
Ольга Баранкулова, руководитель службы персонала INOSTUDIO
Активно развивайте корпоративную культуру
В офисе сотрудники не просто работают, но и участвуют в корпоративной культуре. Неформальное общение позволяет им знакомиться, лучше узнавать друг друга, расширять кругозор, приятно проводить время.
Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум», для мотивации персонала рекомендует переносить в дистанционный формат всю офисную жизнь: шутки и мемы, пятничные роллы, общие корпоративные традиции и мероприятия.
На наши общие созвоны в Zoom мы приглашаем интересных экспертов с лекциями, причем без акцента на рабочие вопросы. У нас уже были фитнес-тренер, диетолог, дизайнер интерьеров, фотограф, преподаватель английского и даже тату-мастер.
Практикуем клубы по интересам, например, есть внутренний чат для любителей поиграть в CS. Запускаем челленджи и внутренние конкурсы — иногда поднять настроение можно даже с помощью обмена забавными фото.
Еще мы оплачиваем обучение, участие в вебинарах или конференциях. Наконец, есть совместные активности, вплоть до йоги и зарядки с утра в прямом эфире.
Помогите сотрудникам оборудовать рабочее место
Большинство советов по продуктивности в дистанционном формате касаются организации рабочего пространства. Сотрудникам рекомендуют выделить в квартире специальное место, обустроить его в офисном стиле. Однако не у всех есть дополнительные средства на покупку стола, стеллажа, большого монитора и хорошего офисного кресла. Поэтому часто сотрудники работают с ноутбуком на диване или за кухонным столом.
Для сотрудников будет хорошей мотивацией, если бизнес возьмет на себя хотя бы часть расходов по обустройству рабочего места. Вот что можно сделать:
- компенсировать расходы на электроэнергию, интернет и мобильную связь;
- выдать работнику во временное пользование офисную технику — принтер и хороший монитор;
- обеспечить канцелярией или компенсировать расходы на нее.
Работайте спринтами
Один из вариантов поддержки продуктивности сотрудников на удаленной работе — использование методологий проектной работы. Борис Сысоев, основатель HR-стартапа TestWork.io, рекомендует внедрить практику Scrum — для каждого сотрудника подготовить список задач, которые он должен выполнить за ближайшие 14–15 дней. Специалисты самостоятельно распределяют нагрузку, ориентируясь на собственные возможности и предпочтения.
В такой системе важно верно оценивать трудозатраты. Должно быть понимание, сколько примерно времени потребуется на решение какой-то задачи. Считает время не только управленец, но и сам сотрудник, причем за ним остается последнее слово.
Это прозрачная система, которая одновременно и дисциплинирует, и мотивирует. Я против тотального контроля над временем, главное — результат. Ежедневно мы проводим небольшие совещания, где каждый участник команды в формате нескольких минут может рассказать о достижениях или о сложностях в работе.
Всего у нас в команде 15 человек. И такая система помогает нам выполнять работу в нужные сроки.
Борис Сысоев, основатель HR-стартапа TestWork.io
Предоставьте сотрудникам личное время
При удаленном формате работы сотрудникам сложно переключаться с режима «дом» на режим «работа». В итоге одни начинают лениться и пропускать сроки, другие же, наоборот, постоянно увеличивают время на работу и в итоге сидят за компьютером с утра до ночи. Чтобы решить эту проблему, определите график работы и четкие временные рамки для конкретных процессов.
Определите распорядок рабочего дня. Например, Skype-совещания проводятся в 10:30, текущие дела обсуждаются в мессенджерах с 9:00 до 20:00. Все остальные рабочие вопросы переносятся, кроме крайне важных сообщений.
Сотрудники почувствуют заботу: их личное время по-прежнему принадлежит им. И в то же время расписание дисциплинирует отдел, позволяет понять, что руководитель на связи, готов поддержать, ответить, отреагировать.
Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»
Предложите коллегам гибридный формат работы
Не обязательно работать либо только в офисе, либо только на дистанционке. Пусть сотрудники сами решают, где и когда им удобно решать текущие задачи.
До пандемии и всеобщей удаленной работы мы практиковали строгий график — один день сотрудник мог работать дома, остальные дни только в офисе. После снятия изоляции мы ввели гибкий график, причем не только во времени, но и в формате работы — можно работать в офисе, удаленно или в гибридном варианте.
Мы проводили опрос среди сотрудников: мае 2020 года 25,4 % рассказали, что хотели бы смешанный график, и почти половина коллектива хотела работать в офисе. В марте 2021 года все поменялось: 50,6% хотят работать в офисе и дома по необходимости, четверть сотрудников предпочитает только офис.
Ольга Баранкулова, руководитель службы персонала INOSTUDIO
Регламентируйте процессы
При удаленном формате сотрудникам не хватает неформального общения, но в процессе рабочих встреч его лучше избегать. Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум», ввел в компании правило: на созвонах придерживаться повестки, вопросы обсуждать максимально быстро и эффективно. Организатор совещания должен протоколировать основные моменты и позже разослать итог встречи участникам.
Негласно были приняты и другие правила онлайн-этикета: выключать микрофон во время выступления коллег, стараться выглядеть опрятно, исключать из кадра других членов семьи и домашних животных.
Попробуйте для упрощения процессов использовать онлайн-календари, например, от Google — фиксируйте там все встречи и созвоны, добавляйте туда ссылку на конференцию в Zoom. Тогда сотрудникам не придется искать, как подключиться ко встрече. Плюс они получат напоминание о ней.
Выбирайте для работы максимально простые и удобные программы. Будьте готовы ответить на любые вопросы, касающиеся функционала и использования. Мы создали небольшой гайд по удаленной работе, где подробно расписали все возможности Zoom, алгоритм использования, процесс передачи организаторских прав. Это помогло избежать множества вопросов и упростило коммуникации.
Александр Бочкин, генеральный директор «Инфомаксимум»
Руководите активно и профессионально
Удаленный формат работы требует от управленца большего профессионализма и внимания к потребностям сотрудников. Менеджеру нужно контролировать сотрудников, понимать, на какой стадии находятся поставленные задачи, насколько сотрудник продуктивен и лоялен к компании.
Поддерживайте общее информационное пространство. Сотрудники должны владеть достоверной и актуальной информацией. Иначе в общении появляются проблемы, сотрудники жалуются: «мне не сказали», «а я не в курсе». Когда люди находятся в одном офисе, они автоматически передают друг другу новости и информацию — то же самое должно быть и на удаленке.
Для этого создайте документы с общим доступом, сделайте чаты и проводите виртуальные собрания для обсуждений.
Наталья Венерова, генеральный директор центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»
Еще один совет менеджерам: больше общайтесь с людьми, поддерживайте их, фокусируйте на нужных целях. Чаще давайте обратную связь: если недовольны, скажите об этом корректно, но сразу. Если есть повод, похвалите сотрудников.